Hogyan oszd be jól az idődet? Avagy hatékony megoldások a halogatás ellen

Utolsó frissítés: 28. január 2020
Szokták mondani, hogy január az év hétfője. Az ember ilyenkor lassabban zökken vissza a régi kerékvágásba, az álmos, zord idő pedig nem sokat segít abban, hogy az év első heteiben a munkahelyünkön kellőképpen felpörögjünk. Sokan ilyenkor hajlamosak maguk előtt tologatni a rájuk váró munkát, abban a hitben élve, hogy talán majd februárban eljön a megfelelő időszak azok elvégzésére. De sajnos van, ami nem várhat. Mint például ez a cikk sem, aminek már rég el kellett volna készülnie, most mégis a határidő lejárta előtt pillanatokkal, az éjszaka közepén gyűjtjük össze a legjobb megoldásokat a halogatás csökkentésére. A jó „time management“ pedig nem csak most, hanem egész évben segíti a hatékony munkavégzést.

Dolgozz szakaszosan

A pomodoro technika az Olaszországban népszerű paradicsom formájú konyhai időzítőről lett elnevezve, de nem is ez a lényeg. A módszer alapja az, hogy blokkokba osszuk szét az időnket, így az előttünk álló munka sem fog hirtelen nagyon soknak tűnni. Ez a gyakorlatban úgy néz ki, hogy az időt szigorúan mérve 25 percenként 5 perces szüneteket iktatunk be. Ezidő alatt lehetőségünk nyílik meginni egy kávét vagy meglesni a Facebook és Insta oldalunkat, de a 25 perces etap közben természetesen mindez tilos. Négy ilyen blokk után pedig egy hosszabb, 15-20 perces szünetet is bevállalhatunk.

Miért népszerű és hatékony ez a time management megoldás? Azért, mert a munkaidőt kisebb szakaszokra bontja szét, az agyunk pedig rövidtávon jobban tud koncentrálni. A beláthatóan közeli szünet pedig jobban motivál.

Határozd meg a fontossági és a nehézségi szinteket

Az E-Technika leginkább a menedzserek számára nyújt segítséget, hiszen megkönnyíti a prioritások meghatározását és a feladatok delegálását. Bizonyos esetekben viszont bárkinek segíthet, akinek túl sok tennivalója akad. Az Eisenhower mátrix segít kiértékelni az egyes feladatok fontosságát, így könnyebben betervezhető a véghezvitelükre szánt idő.

Készíts listát és semmiről se feledkezz meg

A jó öreg „to do list“ mindenki számára ismerős. Elég hozzá egy papír és toll, és máris elkészül a lista a napi tennivalókról. Az elvégzett feladatok kipipálása vagy áthúzása pedig csodálatos érzés, a munkanap végén pedig akkor vagyunk sikeresek, ha minden feladat el lett végezve. Természetesen ez a módszer is tökéletesíthető és fejleszthető, hiszen gyakran előfordul az is, hogy estére több új feladat kerül a listára, mint amennyi eltűnik onnan. Ezek kiküszöbölésére íme néhány jótanács:

  • Ésszerűen határozd meg a napi tennivalók mennyiségét. Gondold át a tennivalóidat, majd az Eisenhower mátrix segítségével készíts fontossági sorrendet. Egy napra csak annyi feladatot tegyél, ami valóban el is végezhető. A munka egyenletes és értelmes elrendezése növeli a hatékonyságot és csökkenti a stresszt.
  • Minden munkatípus esetében tudnod kell, hogy reálisan mennyi időt vesz igénybe
  • Jelöld színessel azokat a feladatokat, melyek elvégzéséhez másokra is szükséged van

Létezik továbbá néhány olyan telefonos applikáció is, melyek a papír és toll helyett kínálnak hasonló megoldásokat. Ezek az alkalmazások a jegyzetkészítéstől, listázáson át egészen a feladatok figyeléséig sokmindent magukba foglalnak. Több lehetőség közül is választhatunk, de mi az alábbiakat ajánljuk: TrelloWunderlistEvernoteAny.do.

Ne válaszolj azonnal minden üzenetre

Vigyázat, e-mail megkönnyíti a munkahelyi kommunikációst, viszont veszélyes szörnyeteg! Rendkívüli képessége van az idő elfogyasztására és a stressz egyik legnagyobb forrása. Kevés dolog tudja az ember kedvét jobban elvenni, mint amikor reggel a számítógép bekapcsolása után több tucatnyi megválaszolandó e-mail várja a postaládájában. Szintén zavaró tényezők lehetnek a szüntelenül beérkező új levelek például egy fontos prezentáció készítése közben. Íme néhány tpp, hogyan küzdj az e-mailek hadserege ellen:

  • Kapcsold ki az értesítéseket. Amíg nem jelennek meg az új e-mailek a képernyődön, addig nem is léteznek. Koncentráltan és megszakítások nélkül tudsz dolgozni.
  • Az e-mailjeiddel kizárólag a nap egy előre meghatározott bizonyos szakában foglalkozz. Ne ellenőrizd a postaládádat 5 percenként. Ehelyett például minden reggel és a nap végeztével (vagy az ebédszünet után) adj magadnak 1-1 órát a levelek megválaszolására.
  • Létezik a 2 perces szabály! Amennyiben egy e-mailt ennyi idő alatt el tudsz intézni, akkor láss neki azonnal! Amennyiben azonban ennél több időt vesz igénybe, akkor tedd fel a tennivalók listájára. Ha nem fontos, gondolkozás nélkül töröld!

Találd ki, hogyan dolgozhatnál kevesebbet

A „sok munkám van“ , a „nincs időm“ és a „nem érek rá“ kifejezések sajnos ma már a dolgozó emberek számára a leggyakoribb kifejezésekké váltak. Minél több határidőd van, minél jobban stresszelsz, annál inkább építed a fontos és sikeres ember imidzsét. A kutatások és a gyakorlat azonban ennek pont az ellenkezőjét bizonyítják!

A kevesebb munka a siker egyik privilégiuma. Hálisten‘ a lustaság a történelem folyamán sokmindent megoldott és olykor bizony pozitív tulajdonságnak számít. Hiszen a lustaság találékonyságot és kreativitást szül, így ennek köszönhetően a munka gyorsabban, ügyesebben és hatékonyabban elvégezhető.

Koncentrálj arra, amire érdemes

A 80-20 szabály, másnéven Pareto-elv kimondja, hogy hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Mindez az időgazdálkodásra is igaz. Vagyis, a munkavégzés 20%-ának van igazán jelentős hatása az eredményre, a többi csak időhúzás. Találd meg azt a bizonyos 20%-ot és foglalkozz vele kiemelten.

Előző oldal